Uanset om du arbejder på virksomhedskontorer eller driver din egen lille virksomhed, tilbringer du sandsynligvis nogle af dine dage ved hjælp af bærebjælker i Microsoft Office Suite.
Du ønsker at få mest muligt ud af disse applikationer, som du kan. Og med nogle funktioner, der ikke er specielt indlysende, går du måske glip af.
Derfor vil vi fortælle dig nogle eksperttricks, der hjælper dig med at få mest muligt ud af Word og Excel. Læs videre for disse tip, og begynd at nyde en bedre oplevelse i dag.
1. Få en total uden en formel
Hvis du nogensinde har brugt Excel, ved du, at du kan indtaste formler i celler, og programmet kører dem for dig. Excel-formler kan hjælpe dig med at finde ting som den samlede sum af et sæt tal eller deres gennemsnit eller median.
Generelt skal du kende og indtaste formlerne til funktioner, så Excel kan køre dem. Men Excel har en hemmelig genvej, når det gælder totaler - du kan finde summen af en række eller kolonne i din Excel-tabel uden at skulle indtaste en formel overhovedet.
Klik bare på en celle nedenfor eller ved siden af de numre, du vil have summen af i dit Excel-ark. Tryk derefter på Ctrl + Shift + T (eller Cmd + Shift + T hvis du bruger en Mac).
Formlen genererer automatisk, hvilket giver dig en chance for at vælge eller fravælge visse celler fra summen ved at klikke og trække det område, du vil tilføje, eller bare trykke på Enter for at få formlen til at køre. Og det er det, du får dit samlede beløb!
Dette er bestemt et tip, der virkelig kan fremskynde at lave ting som omkostnings- og budgetark, eller noget andet med en masse tilføjelse. Brug det ofte til at nyde ekstra effektivitet, mens du laver dine regneark.
Relateret: Kraftigt gratis kontorprogram kan erstatte Microsoft Office
2. Samarbejd om et dokument i Word
Du kan altid e-maile et Word-dokument frem og tilbage, hvis du arbejder på et projekt med nogen. Men Word har en enklere metode til samarbejde - deling af dokumentet, så der kan være en version af det, som alle kan få adgang til på samme tid.
Du kan dele et dokument ved at gemme det på OneDrive, Microsofts skytjeneste og klikke på 'Del,”Sender dokumentet til kolleger eller venner, som du vil have adgang til det.
Derfra kan du og dine kolleger arbejde på dokumentet sammen i realtid, efterlade kommentarer og foretage redigeringer så meget som du har brug for. Du kan også skrive hele sektioner uafhængigt på samme tid.
Et delt Word-dokument kan redigeres i Word Online - hvilket er, hvad du vil blive knyttet til, hvis en kollega sender dig et delt dokument. Eller du kan redigere det i din Word-applikation, hvis du foretrækker at have Word's fulde funktionalitet.
Du kan se, hvem der ellers får adgang til dokumentet på samme tid, som du er, og du vil være i stand til at samarbejde så meget bedre, fordi ingen nogensinde vil blive afbrudt af en e-mail-kæde eller gå glip af en opdatering.
3. Gå fra rækker til kolonner eller kolonner til rækker i Excel
Lav nogensinde en tabel i Excel kun for at beslutte, at layoutet ville være bedre i den modsatte retning? Eller måske når du indtaster data, laver du en fejl og lægger ting, der skal være i rækker, i kolonner.
Heldigvis er der en hurtig måde at skifte orientering af dine data uden at skulle skrive det hele igen. Vælg blot det område, du vil skifte rundt på, og kopier det.
Derefter i Hjem fanen i Excel, klik på pil under eller ved siden af sæt ind ikon (udklipsholderen). Skub ned til “Transpose”På den liste, og du får de data, du har indtastet, vendt fra række til kolonne eller kolonne til række.
Transpositionen vil ske på uanset hvilken celle du har fremhævet, når du klikker på 'Transpose', så husk det, når du har kopieret dine data. Det kan være vanskeligt at indsætte over de data, du har kopieret med dette trick, så planlæg at indsætte andre steder og flytte dataene ved at klikke og trække dine valgte celler, hvor du vil have dem senere.
Relateret: 3 Microsoft Office-alternativer, som du sandsynligvis aldrig har hørt om
4. Få ting til at se pænt ud i Word ved hjælp af temaer
For at udarbejde rapporter eller skrive papirer med indflydelse, skal de være velskrevet. Men det kan hjælpe med at få dem til at se pæn ud. Heldigvis kan du hurtigt få ethvert dokument til at se godt ud i Microsoft Word, og du behøver ikke at vide noget om grafisk design eller skrifttyper for at det kan fungere heller.
Under Design fanen for versioner af Word efter 2016 og på Hjem fanen for tidligere, klik på “Temaer”I gruppen Dokumentformatering.
Du får vist en menu med forhåndsindstillede indstillinger, der bestemmer farveskemaet, skrifttypen og overskriften på dit dokument, og du kan vælge den, du synes er bedst til dine behov. For et nyhedsbrev fra lokalsamfundet kan du gøre tingene sjove og lyse. For en virksomhedsrapport kan du gøre tingene slanke og lette at læse.
Temaer kan tilpasses, hvis du vil lave dine egne. Klik blot på “Brugerdefinerede' under Tema menu, og du kan indstille dine egne farver og design baseret på dine egne præferencer.
Men de forudindlæste temaer med deres praktiske eksempelbilleder giver dig nogle fantastiske muligheder, der tager ethvert trist dokument og gør det mere professionelt eller sjovt.
5. Frys kolonne- og rækkeoverskrifter i Excel
Undertiden bliver en tabel eller liste på Excel utroligt lang, og du kan ikke se overskrifterne øverst, der forklarer, hvad de data, du ser på betyder, eller hvad de gælder for. Forhindre dette problem ved at fryse ruder i din Excel-visning, så du kan rulle og altid holde overskrifter i din visning.
For at fryse paneler skal du gå til Udsigt fanen i senere versioner af Excel eller Layout fanen i tidligere. Klik på “Frys ruder”Dropdown menu, som har et ikon for et regneark med nogle krydsede felter i øverste og venstre række og normalt en blå celle i det.
For at fryse den øverste række og fange overskrifter der, skal du klikke på 'Frys øverste række' mulighed. Husk, at den øverste række, der fryses, vil være den i din aktuelle visning af regnearket, så sørg for, at du har rullet til toppen af tabellen, før du vælger denne indstilling.
For at fryse den kolonne til venstre ved at klikke på “Frys første kolonne' mulighed. Igen er det den første kolonne i din nuværende visning, der bliver frosset, så sørg for at du er helt tilbage, hvor du vil være.
For at fryse både den øverste række og den første kolonne i dit regneark, skal du klikke på den øverste, venstre celle i dit regneark, der indeholder data; en celle, hvor data begynder. Hvis du har overskrifter i række 1 og overskrifter i kolonne A, vil denne celle sandsynligvis være B2.
Klik på “Frys ruder”Fra” Frys ruder ”-menuen, og rækken og kolonnen umiddelbart ovenfor og til venstre for dit valgte punkt fryses, så du kan rulle gennem dine data så meget som du har brug for uden at miste overskrifter.
Frosne ruder forbliver frosne, når du gemmer og afslutter et regneark, hvilket kan være virkelig nyttigt at holde et regneark let at rulle igennem, især når du indtaster det igen for at tilføje flere data.
For at fryse ruden, hvis du nogensinde har brug for det, skal du blot klikke på “Frigør”Under”Frys ruder”-Menuen, som normalt er din eneste mulighed, når du har frosset ruder. Du kan fryse igen i en ny visning senere eller forlade regnearket, som om det er din præference.
(Psst!PC-problemer? Vi har fået dig dækket med Kims NYE ugentlige nyhedsbrev til Windows Scoop, designet til at hjælpe dig med at mestre dine Windows-gadgets. Få den direkte til din indbakke gratis, og lær om de nyeste Windows-opdateringer og sikkerhedstips!)
