E-mail tager evigt. Kontoransatte bruger tusindvis af timer om året på at pakke indpakket indbakke, og nogle undersøgelser antyder, at en fjerdedel af arbejdsdagen bruges til at sile gennem digitale missiver.
Nogle mennesker henvender sig til specialiseret software, såsom CleanEmail, som radikalt kan reducere overskydende korrespondance og uåbnede meddelelser. Tryk på eller klik her for at finde ud af, hvordan det kan hjælpe dig med at sile automatisk gennem skroten.
Som en travl iværksætter har jeg fundet den bedste måde at tackle e-mail på er gennem disciplin og stærke organisatoriske færdigheder. Et par nyttige digitale værktøjer hjælper også.
Mens du ser hårdt på din e-mail, kan det være tid til at evaluere, om du bruger det bedste gratis e-mail-program. Tryk på eller klik for at få mit favorit gratis program, der fungerer med Mac, PC, Linux, iPhone og Android.
Her er nogle taktikker, jeg bruger for at strømline min e-mail og spare store tidsblokke.
1. Reglen på et minut
E-mail tager så meget tid, og det er let at udskyde. Så jeg indførte en regel på et minut: Hvis en meddelelse kun kræver en sætning eller endda et enkelt-ord svar, svarer jeg med det samme.
Gmail gør dette endnu nemmere takket være sin auto-komplette funktion. Google bruger dine tidligere korrespondenter til at ”gætte”, hvad din e-mail vil indeholde. Dette kan være nyttigt, især for e-mails, der kræver lidt kontekst eller formalitet, og det gør reglen på et minut endnu lettere at vedtage.
RELATERET: Få endnu mere ud af din e-mail. Tryk på eller klik for at få 5 hacks for at beskytte dit privatliv, spare dig tid og blokere irriterende konti.
2. Stil din telefon lydløs
I en travl dag gør en konstant oversvømmelse af underretninger mere skade end gavn. Du er konstant nødt til at stoppe, hvad du laver, og tjekke din telefon. I stedet for at prioritere opgaver og krydse dem en efter en, hopper du mellem det ene og det andet.
Nogle gange skal du bare ignorere din telefon. Først kan du slukke individuelle underretninger for dine mange apps, inklusive e-mail, som stadig gør dig tilgængelig for opkald. Du kan også bare stille din telefon lydløs, selvom synet på push-meddelelser fortsat kan distrahere. Du kan også slukke for den, men det tager et minut at genstarte.
En teknik, som mange mennesker synes er nyttig, er Flytilstand. Dette giver dig mulighed for hurtigt at stille din telefon stille, derefter hurtigt genaktivere den og modtage alle dine underretninger på én gang. På iPhone er det så let som Indstillinger >> Fly Mode, skift derefter frem og tilbage. Stryg ned til Android på Hurtige indstillinger >> Flytilstand.
RETTET: Spam er sandsynligvis din største e-mail-greb. Jeg hader det også. Tryk på eller klik for at få enkle måder at skære ned på spam i din indbakke.
3. Afmeld abonnement
Spamfiltre hjælper med at rense den faktiske uønskede mail og phishing-svindel - men hvad med serielle meddelelser, vi faktisk aldrig læser? Disse kan komme fra legitime kontakter, virksomheder og organisationer. Men hvis du aldrig engang åbner disse nyhedsbreve, hvorfor fortsat med at modtage dem?
For masse-e-mails er et afmeldingslink næsten altid inkluderet i bunden. Det tager kun et par sekunder, og at ofre at korrespondance kan give dig ekstra tid og ro i sindet. Bare tænk: Hvad ville Marie Kondo gøre?
Slip af med det skrammel, og abonner på nyhedsbreve, du faktisk vil læse. Modtag tech-nyheder, tips om digital livsstil og de pålidelige råd, du har brug for direkte til din indbakke. Tryk på eller klik her for at prøve mine gratis nyhedsbreve.
4. Indstil det og glem det
Både Microsoft Office og Gmail har specielle funktioner, der hjælper dig med at organisere din e-mail. Med Gmail kan du oprette etiketter; disse fungerer som mapper, der kategoriserer hovedparten af de e-mails, du modtager, såsom pressemeddelelser, fakturaer og kommunikation fra centrale forretningspartnere eller meddelelser fra afdelingsledere.
Sådan opretter du en etiket i Gmail:
1. Klik på gearikon og klik på Indstillinger.
2. Gå til Etiketter fane.
3. Find og klik Opret nyt etiket.
4. Navn etiketten.
5. Klik på skab.
Etiketterne vises på venstre indlæsningsrude i din indbakke. Nu kan du manuelt flytte e-mails til det rigtige sted. Sådan gør du:
- Åbn Besked.
- Klik på Etiket over meddelelsen (det ser ud som et tag).
- Tjek hver etiket for at tilføje, eller skriv en ny etiket.
Du kan også automatisere processen:
- Klik på caret i Søg i e-mail-boks og en rullemenu vises.
- Indsæt Kriterier til din etiket / mapper.
- Klik Opret filter med denne søgning.
- Anvend etiketten ved at klikke på Vælg etiket drop-down.
- Klik Opret filter at gemme.
Hvis du bruger Microsoft Outlook, er det nemmest at oprette mapper. Når du derefter modtager e-mails, kan du manuelt trække dem til den relevante mappe og stjernemarkere vigtige meddelelser inden for en bestemt kategori.
RELATERET: Bliv Microsoft Office-master. Tryk på eller klik for at få eksperttricks for at få mest muligt ud af Word og Excel.
5. Andre kommunikationsmetoder
E-mail er perfekt til transmission af grundige, gennemtænkte meddelelser. Men nogle gange er du nødt til at have en faktisk samtale, og at vente på et svar kan brænde værdifuld tid. På mit eget kontor bruger vi Google Hangouts til at kommunikere mellem arbejdsstationer, men der er scoringer af andre metoder til hurtig kommunikation, fra Skype til Messenger til Slack.
Mens e-mail er vores knæ-ryk, glemmer vi ofte, at et faktisk telefonopkald også kan være det mest effektive af alle.
6. Synkroniser enheder
Din e-mail er sandsynligvis spredt på flere enheder. Når du sender, modtager eller sletter en e-mail på en enhed, er det vigtigt at holde denne arbejdsgang ensartet på tværs af andre. På den måde går du ikke glip af vigtige beskeder eller forvirrer andre.
Hvis du vil konfigurere synkronisering på alle dine enheder, skal du gå til dit Gmail-sted på dit skrivebord og klikke på:
- Klik på gear ikonog klikIndstillinger.
- VælgVideresendelse og POP / IMAP fane.
- Under IMAP-adgang,Aktivér pop til al mail,Aktivér IMAP.
- Rul ned, og vælgGem ændringer.
I den samme menu finder du et link til konfiguration af hentning af mail gennem andre platforme. Dette er vigtigt, når du prøver at få adgang til din konto via tredjeparter som Thunderbird eller via den oprindelige Mail-app på en iPhone. Det er meget nemmere at konfigurere ved hjælp af den officielle Gmail-app, der leveres forudindlæst på Android-telefoner, som også er tilgængelig til iOS i Apple App Store.
Hvis du bruger Microsoft Outlook på arbejdet, og den postkasse, du vil synkronisere, er på din virksomheds Exchange-server, er det bedst at tage enhederne til din IT-afdeling. De kan give dig det domænenavn og andre oplysninger, du har brug for for at opsætte postkassen på andre enheder.
Hvilke spørgsmål om digital livsstil har du? Ring til Kims nationale radioprogram og tryk eller klik her for at finde det på din lokale radiostation. Du kan lytte til eller se Kim Komando Show på din telefon, tablet, tv eller computer. Eller tryk eller klik her for Kims gratis podcasts.
